ขั้นตอนการปิดประมวลผลใน Express

 www.ll-accounting.com

ทำความเข้าใจกับบัญชีและบันทึกบัญขีก่อนประมวลผล

การปิดบัญชีหมายถึง การจัดทำงบการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุนงบดุล เป็นรายงานการเงิน ที่แสดงผลการดำเนินงานของกิจการหนึ่งในระยะเวลาใดเวลาหนึ่งโดยนำเอาค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ไปหักจากรายได้ ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรขาดทุนเท่าใดเพื่อให้สะดวกในการลงบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายใหม่ในงวดถัดไปฉะนั้นการปิดบัญชีกำไรขาดทุน จะมีผลทำให้บัญชีที่ถูกปิดมียอดเท่ากับ ศูนย์ (Zero Balance)

การปิดบัญชีด้วย Manual บัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายต่าง ๆจะโอนปิดไปบัญชีกำไรขาดทุน ในวันสิ้นงวดบัญชี โดยค่าใช้จ่ายทั้งหมด ได้จากต้นทุนขาย, ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานต่าง ๆ

การลงบันทึกบัญชีสินค้าแบ่งได้ 2 ระบบ คือ

1. ระบบการลงบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

2. ระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

  1. ระบบการลงบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

เป็นการบันทึกการรับจ่ายสินค้าอย่างต่อเนื่องและบันทึกบัญชีต้นทุนขายทุกครั้งที่เกิดรายการขายในสต๊อกการ์ดจะแสดง ปริมาณ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าที่ซื้อขายตลอดจนยอดคงเหลือ ฉะนั้นถ้าต้องการทราบสินค้าคงเหลือในวันใดวันหนึ่งคงเหลือเท่าไรก็สามารถคำนวณได้โดยรวมยอดคงเหลือครั้งหลังสุดของสต๊อกการ์ดทุกสินค้าเข้าด้วยกัน แต่มีข้อเสีย คือการบันทึกรายการอย่างนี้เป็นการเพิ่มภาระในการลงบัญชีอย่างมากจึงเหมาะสำหรับธุรกิจที่จำหน่ายสินค้าราคาค่อนข้างสูง( โปรแกรม  จะทำการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ)

การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

                การบันทึกซื้อเชื่อ

                 Dr.          สินค้า                                                                                       XXX
                           ภาษีซื้อ                                                                                     XXX

                                Cr.           เจ้าหนี้การค้า                                                            XXX

                การบันทึกขายเชื่อ

                Dr.           ลูกหนี้                                                                                       XXX
                           ต้นทุนขาย                                                                 XXX

                                Cr.           ขายสินค้า                                                                 XXX

                                                ภาษีขาย (ถ้ามี)                                                                         XXX

                                                สินค้า                                                                                       XXX

2. ระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

เป็นการบันทึกรายการซื้อขายแต่ละครั้ง จะไม่มีการลงรายการสินค้าและไม่มีการบันทึกบัญชี ฉะนั้นระบบการลงบัญชีแบบ Periodic ยอดคงเหลือยกมาในบัญชีสินค้าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงจนกว่าจะสิ้นงวดบัญชีเพราะเมื่อมีการซื้อสินค้าเพิ่มเติมในระหว่างงวดจะลงรายการไว้ในบัญชีซื้อและเมื่อขายสินค้าจะลงบัญชีขายเพียงคู่เดียวเท่านั้นดังนั้นกิจการจึงจำเป็นต้องทำการตรวจนับสินค้าในวันสิ้นงวดบัญชีเพื่อนำไปจัดทำงบต้นทุนขาย

การบันทึกบัญชีแบบPeriodic

                การบันทึกซื้อเชื่อ

                Dr.           ซื้อสินค้า                                                                                   XXX
                           ภาษีซื้อ                                                                                     XXX

                                Cr.           เจ้าหนี้การค้า                                                            XXX

                การบันทึกขายเชื่อ

                Dr.           ลูกหนี้                                                                                       XXX
                           Cr.           ขายสินค้า                                                                 XXX

                                                ภาษีขาย (ถ้ามี)                                                                         XXX

งบต้นทุนขายคำนวณได้จาก

สินค้าต้นงวด
บวกซื้อสุทธิ
สินค้าที่มีไว้เพื่อขาย
หักสินค้าปลายงวด
ต้นทุนขาย

XXX.-
XXX.-
XXX.-
XXX.-
XXX.-

โปรแกรมบัญชี  มีการเชื่อมระบบต่าง ๆ เข้าด้วยกันโดยมีระบบบัญชีเป็นหัวใจ การส่งข้อมูลในระบบ Interactive ครบทุกระบบที่เกี่ยวข้องเช่น เมื่อบันทึกรายการซื้อ ขาย โปรแกรมจะส่งข้อมูลไปกระทบยอดในระบบที่เกี่ยวข้องและลงบัญชีในสมุดรายวันให้ อัตโนมัติส่งข้อมูลไปยังงบการเงินทุกงบให้อัตโนมัติทันที

การปิดบัญชีในระบบการลงบัญชีแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory System)

การปิดบัญชีแบบ Perpetual ในโปรแกรมของ  สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันทีและไม่ต้องบันทึกยอดสินค้าคงเหลือสิ้นปี

ก่อนปิดประมวลผลควรตรวจสอบระบบต่าง ๆ ก่อน เช่น ระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้าและระบบบัญชี ตรวจสอบโดย

การพิมพ์รายงานงบการเงินให้เรียบร้อย เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล

คำนวณภาษีเงินได้ และนำไปบันทึกสมุดรายวันดังนี้

                Dr.ภาษีเงินได้นิติบุคคล (ค่าใช้จ่าย)                                                            XXX

                                Cr.           ภาษีเงินได้นิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า  (สินทรัพย์)                              XXX

                                                เจ้าหนี้สรรพากร                                                                                         XXX

การปิดบัญชีในระบบการลงบัญชีสินค้าเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

การปิดบัญชีแบบ Periodic จะต้องทำดังนี้

1. บันทึกยอดยกมา ระบบสินค้าแต่ละรหัสสินค้าก่อนจากนั้นบันทึกยอดยกมาในระบบบัญชีโดยนำงบดุลมาบันทึกที่เมนูบัญชี ข้อ 6 บันทึกยอดยกมา ให้มูลค่ายกมาของระบบสินค้าทั้งหมดเท่ากับยอดยกมาของระบบบัญชี (ถ้าท่านบันทึกยอดยกมาของระบบสินค้า หรือระบบอื่น ๆ ไม่ตรงกับระบบบัญชีโปรแกรมจะไม่เช็ค ให้ท่านตรวจสอบโดยพิมพ์รายงานสถานะแต่ละระบบมาเทียบกันเอง)และเมื่อมีการบันทึกซื้อสินค้าหรือขายสินค้าโปรแกรมจะไม่ลงบัญชี ต้นทุนสินค้าซึ่งทำให้บัญชีสินค้าคงเหลือมียอดเท่ากับยอดยกมาตลอดเวลา

2. เมื่อต้องการดูงบการเงิน ( งบต้นทุนขาย, งบกำไรขาดทุน, งบดุล) ณวันใดวันหนึ่ง หรือเดือนใดเดือนหนึ่ง จะไปพิมพ์รายงานงบการเงินยังไม่ได้จะต้องไปกรอกในเมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ ( รูปที่ 1 แต่ละงวดเองตามรูปที่ 2)

รูปที่ 1 เมนู บัญชีสินค้าคงเหลือ

  การจะได้มาซึ่งบัญชีสินค้าคงเหลือจะต้องกำหนดว่าบัญชีใดในผังบัญชีเป็นบัญชีสินค้าคงเหลือ ตามรูปที่ 2

รูปที่ 2 การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือปลายงวดเลขที่บัญชีต้องตรงกับเลขที่ในผังบัญชี

3. หรือ จะให้เครื่องคำนวณสินค้าคงเหลือให้อัตโนมัติโดยเลือก เมนูบัญชีข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ (ตามรูป 1) เลือก คำนวณยอดคงเหลือจากระบบผลการทำงานโปรแกรมจะนำยอดที่เคยบันทึกซื้อขาย หรือปรับปรุงลด/ เพิ่มเข้ามาบันทึกให้เอง ผลการทำงานนี้จะไม่มีผลถึงระบบบัญชีฉะนั้นระบบบัญชียังคงมียอดสินค้าคงเหลือ เท่ากับยอดต้นปี นั่นหมายถึงในบัญชีจะไม่มียอดเคลื่อนไหวใดๆ ในระหว่างงวดเลย ยอดที่บันทึก ณ จุดนี้โปรแกรมจะส่งไปคำนวณที่งบการเงิน โดยในงบการเงิน ( เมนูบัญชีข้อ 8 สร้างงบการเงินด้วยตัวเอง) และต้องระบุชนิดข้อมูลของเลขที่บัญชีนี้ให้เป็น BEG, INV  แต่ถ้าไม่มีการเปลี่ยนแปลงรหัสบัญชี ในผังบัญชีก็ไม่ต้องแก้ไขในงบการเงินเพราะโปรแกรมได้กำหนดไว้แล้ว

  ก่อนปิดประมวลผลควรตรวจสอบระบบต่าง ๆ วิธีเดียวกันกับการตรวจสอบรายงานก่อนออกงบการเงินแต่เพิ่มเติมการบันทึกบัญชี ดังนี้

บันทึกยอดสินค้าคงเหลือสิ้นปี

                Dr.           ต้นทุนขาย(ค่าใช้จ่าย)                               XXX.-

                                Cr.           สินค้าต้นงวด     (สินทรัพย์)                        XXX.-

                Dr.           สินค้าคงเหลือปลายงวด      (สินทรัพย์)      XXX.-

                                Cr.           ต้นทุนขาย(ค่าใช้จ่าย)                                               XXX.-

 

ขั้นตอนการปิดประมวลผล

โปรแกรม  จะปิดบัญชีทุกเดือน โดยโปรแกรมจะ Post บัญชีให้เป็นยอดต้นเดือนของ เดือนถัดไปโดยอัตโนมัติจึงไม่จำเป็นจะต้องปิดบัญชีรายวัน รายเดือนหรือรายไตรมาสควรจะปิดบัญชีปีละครั้งการปิดประมวลผลของ  คือ การล้างข้อมูลในโปรแกรมออกทั้งหมดจะเหลือเฉพาะยอดคงเหลือของทุกระบบ เช่น เอกสารคงค้าง, บิลที่ยังไม่รับชำระ ฯลฯ

ก่อนปิดประมวลผล

1.        ให้สั่งคำนวณยอดของระบบลูกหนี้ที่เมนูขายข้อ B , ระบบเจ้าหนี้ที่เมนูซื้อ ข้อ 8 , ระบบบัญชีที่เมนูบัญชีข้อ A , ระบบสินค้าที่เมนูสินค้าข้อ 7 ทำข้อ 4

2.        กำหนดบริษัทใหม่ เพื่อคัดลอกข้อมูลจากบริษัทที่จะปิดประมวลผล ซึ่งมีไว้สำหรับเรียกดูรายการย้อนหลัง

3.        เปลี่ยนบริษัทเพื่อกลับไปยังบริษัทที่จะปิดประมวลผล (กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic ให้บันทึก สินค้าปลายงวด (ตามตัวอย่างหน้า 14) แล้วจึงเลือกสำรองข้อมูล (ควรตั้งชื่อไฟล์ที่สำรองเป็นชื่อย่อบริษัทตามด้วยปี 2 หลัก)

การปิดประมวลผลให้ปฏิบัติดังต่อไปนี้

.   เมนู อื่น ๆ ข้อ 4 การปิดประมวลผล

ข.  ตอบ YES แล้วเลือก ตกลง

โปรแกรมจะขึ้นรอบบัญชีงวดถัดไปให้ไม่ต้องเปลี่ยนรอบบัญชีเป็นของปีปัจจุบันเพราะถ้าเปลี่ยนเป็นปีปัจจุบันจะทำให้ยอดที่ปิดแล้วซ้ำใช้รอบบัญชีปีถัดไปได้เลย

โปรแกรมจะทำการปิดประมวลผลโดยจะล้างข้อมูลออกทั้งหมด ยกเว้น

·         แฟ้มหลัก เช่น ลูกหนี้, เจ้าหนี้, สินค้า , พนักงานขาย ฯลฯ

·         รายการคงค้างทั้งหมด เช่น Invoice ที่ยังไม่ได้ชำระ , ใบรับสินค้าที่ยังไม่ได้จ่ายชำระ, เช็คที่ยังไม่มีการผ่าน ฯลฯจะยกยอดไปเป็นยอดต้นงวดใหม่ให้อัตโนมัติ

·         โปรแกรมจะปิดยอดงบดุลมาบันทึกที่เมนูบัญชี ข้อ 6. บันทึกยอดยกมา

หลังจากปิดประมวลผลให้

§  สั่งคำนวณยอดของระบบลูกหนี้ที่เมนูขายข้อ B , ระบบเจ้าหนี้ที่เมนูซื้อ ข้อ 8 , ระบบบัญชีที่เมนูบัญชีข้อ A , ระบบสินค้าที่เมนูสินค้าข้อ 7 ทำข้อ 4

§  พิมพ์ รายงานดังต่อไปนี้

               รายงาน สถานะลูกหนี้ งวดที่ 1

                    รายงาน สถานะเจ้าหนี้ งวดที่ 1

                    รายงาน สินค้าคงเหลือ งวดที่ 1

                    งบทดลอง งวดที่ 1 จะปรากฎยอดต้นปี

เกี่ยวกับ ll accounting sis

ตัวแทนจำหน่าย โปรแกรมบัญชี Express วางระบบบัญชี ให้คำปรึกษาทางด้านบัญชี และการใช้งานโปรแกรมบัญชี Express
ข้อความนี้ถูกเขียนใน การใช้งานExpress คั่นหน้า ลิงก์ถาวร

3 ตอบกลับที่ ขั้นตอนการปิดประมวลผลใน Express

  1. bloggoo พูดว่า:

    สวัสดีค่ะ ขอเชิญคุณมาร่วมแบ่งปันความคิด สิ่งที่น่าสนใจ ผ่านบล็อก กับพื้นที่ที่ให้คุณมากสูงสุดถึง 3 กิ๊กกะไบท์
    พื้นที่ที่คุณสามารถแสดง เนื้อหา, รูปภาพ, อัลบั้มรูปภาพ, สไลด์โชว์, วีดีโอ, เสียง และหาเงินง่ายๆจากบล็อกด้วย Google Adsense กับเครื่องมือ widget ต่างๆ อีกมากมาย ใช้งานง่าย ปรับแต่งได้อิสระเหมือนโลกทั้งใบเป็นของคุณ. คลิกที่ชื่อได้เลยค่ะ.
    ขออภัยหาก Comment นี้รบกวนเวลาคุณ ขอบคุณค่ะ.

  2. นักบัญชี พูดว่า:

    ไม่ีระเอียดพอ

    • นิรนาม พูดว่า:

      ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่คู่มือการใช้งานของ Express หรือสอบถามเพิ่มเติม 02-2173533 ต่อ 2

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s